Personvernerklæring for Oslo Nye Fagskole
Det er viktig for oss at du føler deg trygg når du bruker vår nettside. Derfor legger vi stor vekt på å ivareta ditt personvern. Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn og benytter informasjon om deg, og hvordan vi beskytter ditt personvern.
Denne personvernerklæringen gjelder for Oslo Nye Fagskole AS («ONF») og deres til enhver tid hel- eller deleide datterselskaper (heretter samlet referert til som «ONF» eller «vi»/ «oss»/ «vår»). I forbindelse med vår virksomhet behandler vi personopplysninger om interessenter, søkere eller studenter, og andre som vi er i kontakt med. Vi er opptatt av å behandle personopplysninger på en sikker, betryggende og tillitsvekkende måte. Vår behandling som behandlingsansvarlig av personopplysninger er basert på virksomheten vi driver som fagskole. Informasjon om personopplysninger vi behandler om deg, det lovlige grunnlaget med behandlingen, formålet med behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene, mv. er beskrevet nedenfor.
Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, så kan du kontakte oss via kontaktopplysningene i punkt 1 nedenfor.
1. Ansvarlig for behandling av personopplysninger
Oslo Nye Fagskole er behandlingsansvarlig, dvs. at vi bestemmer hvorfor og hvordan personopplysningene skal behandles, for behandling som er beskrevet nedenfor. Våre kontaktopplysninger er:
Oslo Nye Fagskole
Tlf: 412 60 140
E-post: hello@onf.no
2. Hvordan behandler vi personopplysninger
Vi samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. All behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen («GDPR»). Med «personopplysninger» menes alle opplysninger som kan knyttes til en fysisk person (sistennevnte omtales som «registrert»). Med «behandling» menes alt som foretas med personopplysninger, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.
3. Behandling av personopplysninger om studenter
ONF samler inn og behandler opplysninger om deg som potensiell eller eksisterende student. Opplysningene vi samler inn om deg som student skal kun være de som er relevante og nødvendige, og skal kun brukes til det de er innhentet for og sikres på en trygg måte. De brukes ikke til andre formål enn det som er naturlig når du er interessert i eller har søkt på noen av våre studieprogram eller er student eller tidligere student hos oss. Vår behandling av personopplysninger er basert på avtale, hjemmel i loven, berettiget interesse eller samtykke. Under beskriver vi hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor vi gjør dette og på hvilket grunnlag. Vi forteller om hvem vi deler opplysningene med, hvorfor, og hvor lenge vi beholder dine opplysninger. Til slutt forteller vi deg om dine rettigheter når det gjelder innsyn, retting og sletting.
3.1 Når du søker studier hos oss
Når du søker studier hos oss vil vi behandle din søknad på grunnlag av informasjon og dokumentasjon du har lagt inn som fornavn, etternavn, adresse, e-post, telefonnummer, fødselsnummer, tidligere karakterer, tidligere vitnemål og studieønsker. ONF verifiserer informasjon fra relevante eksterne kilder, som for eksempel Nasjonal Vitnemålsdatabase («NVB»). I noen tilfeller må du også sende oss bevis på annen utdanning, bevis på navneendring, karakterutskrifter fra videregående skole, jobbattester, fødselsattest på dine barn, en CV eller et motivasjonsbrev. Dette gjøres for at vi skal se om du kvalifiseres for opptak hos oss, noe som er regulert av lov om høyere yrkesfaglig utdanning (fagskoleloven).
Behandlingen av personopplysninger skjer for å håndtere din søknad i samsvar med fagskoleloven mv. Vi behandler i dette tilfellet personopplysninger fordi det er nødvendig for å vurdere om vi kan tilby deg en skoleplass, og eventuelt inngå og oppfylle en avtale med deg om studieplass (GDPR artikkel 6 (1) bokstav b), og da i samsvar med våre rettslige forpliktelser (GDPR artikkel 6 (1) bokstav c). Blir du ikke student hos oss, sletter vi dine personopplysninger etter 1,5 år i tilfelle du tar kontakt igjen senere. Bokføringsloven krever for øvrig at vi beholder bokføringspliktige opplysninger i fem år dersom du betaler et depositum eller et søknadsgebyr. Det kan også være annet lovverk som pålegger oss å overføre eller beholde opplysninger, som for eksempel arkivloven.
3.2 Når du er student hos oss
Når du er student hos oss er vi lovpålagt å oppbevare alle personalia og dokumenter som du har oppgitt som søker. Dette er informasjon som vi må ha, og som derfor i utgangspunktet ikke kan slettes. Vi oppbevarer også dine oppgaver, produksjoner, essayer, eksamener og resultater, og all annen informasjon knyttet til deg som en følge av at du er student. På denne måten kan vi håndtere studentforholdet og for eksempel sende deg en karakterutskrift lang tid etter at du er ferdig student hos oss. Behandlingen av personopplysninger skjer for å oppfylle studieavtalen med deg (GDPR artikkel 6 (1) bokstav b), for å håndtere studentforholdet med deg (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f) og for å oppfylle våre rettslige forpliktelser (GDPR artikkel 6 (1) bokstav c).
3.2.1 Læringsplattform og datalogg
Alle våre studenter vil benytte vår e-læringsplattform, Qybele. Vi benytter også Open Source-verktøy og andre databehandlere som Git og GitHub.
Vi overvåker din studentaktivitet gjennom systemlogger relatert til studentaktiviteter, inkludert tidsstemplede logger, IP-adresser, plassering, emner og sideaktivitet, hendelseskontekst og involverte brukere, og hvilken nettside eller mobilapp som ble brukt. Data hentet fra læringsplattform og datalog vil bli brukt til tilrettelegging av studentenes studiegjennomføring. Disse opplysningene kan også brukes rettslig til å evaluere om det er begått akademiske forseelser. Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr.1 bokstav f.
Vi foretar tilgangskontroll og elektronisk brukermåling av Qybele, og registrerer for eksempel data (inkludert IP-adresse) som er av betydning for å sikre oppfølging av deg, dokumentasjon av din aktivitet, innleveringer og studieprogresjon, kvalitetssikring av studiene, arbeidskrav og våre eksamener, og dokumentasjon på dine prestasjoner. Dataene kan også brukes til pedagogisk forskning godkjent av offentlige myndigheter, men i slike tilfeller vil data ikke kunne identifiseres på individnivå.
Ved noen anledninger trenger vi flere personopplysninger som samles inn via e-læringsplattformen Qybele. Vi ber kun om den informasjonen vi mener er nødvendig for vår saksbehandling av søknader om tilrettelegging og ved sykdomstilfeller (se fagskoleloven § 15). Når det gjelder eventuell studietur ber vi om informasjon om sykdom, pårørende, forsikringsselskap, statsborgerskap og passnummer. Dette gjøres for å sikre en sikker og trygg studietur. Denne informasjonen beholdes mens du er på studietur og slettes i slutten av hvert studieår.
ONF er pålagt å utlevere studentinformasjon til organisasjoner som:
- Database for fagskolestatistikk (DBH-F)
- BIBSYS
- Statens Lånekasse for utdanning
- NOKUT
- Studentsamskipnaden i Oslo
Utlevering vil skje i henhold til vår lovmessig plikt (GDPR artikkel 6 (1) bokstav c).
3.2.2 Karaktersetting av studentarbeid
Du bruker GitHub til å laste opp dine innleveringer til evaluering, disse vurderes og karaktersettes av akademisk personale iht. beskrivelse i studieplanen og emnet. For noen emner er GitHub integrert i læringsplattformen. Du vil dele din kode fra din personlige GitHub konto ved en link til læringsplattformen. GitHub trenger følgende personopplysninger fra deg:
- din e-postadresse
- brukernavn og passord
- informasjonskapsler fra deres nettside
GitHub er behandlingsansvarlig for disse opplysningene, og du kan lese mer om hvordan dine personopplysninger behandles ved å lese deres personvernerklæring.
3.2.3 Lagring av studentarbeid
Vi tilbyr lagringsfasiliteter for ditt studentrelaterte arbeid. Vi trenger følgende kategorier av personopplysninger fra deg for å lagre arbeidet: navn, telefonnummer og e-postadresse. Studentarbeid kan inkludere:
- presentasjoner eller slides
- oppgaver
- media-filer
- kode
- innleverte evalueringer
- portfolio
Innleveringene dine er lagret i GitHub og Qybele. Annen lagring inkluderer din personlige OneDrive, Vimeo/YouTube for større videofiler, og GitHub for kode.
ONF har en berettiget interesse i å sørge for at arbeidet til studentene er lagret under evalueringsprosessen, og tilby deg en sikker lagringsløsning i OneDrive (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Din OneDrive slettes 30 dager etter du avregistrerer deg eller uteksamineres.
3.2.4 Studentundersøkelse for markedsføring
Vil vil gjerne ha tilbakemelding fra nyregistrerte studenter for å finne ut hvordan du hørte om ONF, og hvilke markedsføringsmidler som påvirket din avgjørelse om å registrere deg her. Du får en SMS med en link til markedsundersøkelsen. Vi trenger følgende kategorier av personopplysninger fra deg: navn og telefonnummer. Hjemmelsgrunnlaget for behandling av disse opplysningene er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (vi har en legitim interesse i å få tilbakemeldinger på våre markedsføringsmetoder fra våre eksisterende studenter). Opplysninger frembrakt av undersøkelsen er anonym og lagret på undersøkelsesplattformen og lastet ned til Office 365-skytjenester for videre behandling.
3.3 Når du er alumni hos oss (en tidligere student som er ferdig med en grad)
Når du er tidligere student blir du en del av vårt alumninettverk. Som alumni behandler vi fornavn, etternavn, e-post, telefonnummer og studie- og jobbhistorikken (studiet du har gått på, når du startet, når du ble ferdig, Når du er tidligere student blir du en del av vårt alumninettverk. Som alumni behandler vi fornavn, etternavn, e-post, telefonnummer og studie- og jobbhistorikken din (som, for eksempel, studiet du har gått på, når du startet, når du ble ferdig og hvilken jobb du har), og eventuelt andre studieinteresser. Vi foretar behandlingen for at ONFs alumni-seksjon kan sende deg relevant informasjon om blant annet vårt alumni-arbeid, om fagskolens utvikling og om relevante yrkes-, faglige eller sosiale arrangementer eller nyheter. Dine opplysninger gir oss mulighet til å fortsette ditt forhold til ONF og vi kan bl.a. sende deg informasjon. Vi beholder dine opplysninger så lenge du er en del av alumninettverket. Du kan når som helst melde deg av å motta informasjon, eller om vi får beskjed om dødsfall eller andre grunner til at du ikke kan fortsette i alumninettverket.
Vi behandler opplysningene på grunnlag av at vi har en berettiget interesse av å holde kontakten med våre tidligere studenter og arrangere alumnievents for dem (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Vi har vurdert at personvernet til den enkelte tidligere student ikke er i konflikt med denne interessen.
4. Markedsføring, nettsider og sosiale medier (SoMe)
4.1 Deling av informasjon på nettsiden
Vi deler nyheter, markedsføringsinformasjon og emneinformasjon på vår nettside www.ONF.no. Personopplysninger kan inkludere følgende kategorier:
- informasjon om den intervjuede registrerte
- navn
- bilder
- synspunkt
Behandlingsgrunnlaget for behandling er den registrertes samtykke (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a) og vår berettiget interesse i å vise nyhetsstoff og emner på nettsiden vår (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Samtykke kan trekkes tilbake når som helst i prosessen, som skissert i punkt 10 nedenfor. Artiklene slettes ikke, og blir en del av det historiske arkivet på nettsiden når nyere artikler erstatter dem.
4.2 Bildebank
En gang i året tar vi bilder og video på campus, spesifikt for markedsføringsformål i følgende kanaler:
- ONFs nettside
- ONFs nyhetsartikler
- Digital markedsføring (f.eks. Facebook og partnernettsteder, Instagram, Google Displaynettverk, Snapchat, LinkedIn, X (Twitter), YouTube)
- Offline markedsføringsinnsats (f.eks. brosjyrer)
- Pressemeldinger (f.eks. Mynewsdesk og nyhetsmedier)
- Internasjonale portaler (f.eks. Studyportals, Keystone Academics)
Behandlingsgrunnlaget for behandling av disse personopplysningene er ditt samtykke (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a). Vi innhenter ditt forhåndssamtykke før vi eventuelt tar et bilde av deg. Merk imidlertid at vi tar og publiserer situasjonsbilder basert på vår berettiget interesse i å samle passende digitale medier som kan brukes til reklamer, nyhetsstoff, campusvisninger og generell markedsføring (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). ed situasjonsbilder menes (i) avbildningen der personen er mindre viktig enn hovedinnholdet i bildet, og (ii) bilder av forsamlinger, folketog i friluft eller forhold eller hendelser som har allmenn interesse, se åndsverkloven § 104. Bildene slettes etter 3 års lagring.
Om du er med i et bilde som er brukt i digitale medier (ikke på trykk), og du ønsker å trekke tilbake ditt samtykke, har du rett til dette. Følg prosedyren skissert i punkt 10 nedenfor, og legg ved all informasjon du har angående hvilket bilde du er med i, og hvor det er publisert. Dersom bildet er på trykk som har blitt offentliggjort/delt av oss, vil det antakeligvis ikke være mulig for oss å sørge for at det aktuelle bildet av deg blir slettet / destruert (se GDPR artikkel 17 (2)).
4.3 Sosiale medier
Vi har kontakt med interessenter og andre gjennom sosiale medier. Vi har blant annet etablert en Facebook-side, hvor vi er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i denne tilknytning sammen med Facebook. Gjennom Facebook-siden vil det behandles personopplysninger dersom du legger inn poster på siden, kommenterer poster eller «liker»/følger siden. Formålet vårt med behandling av personopplysninger gjennom Facebook, er å ha kontakt med deg som ønsker å kommunisere med oss eller interagere på vår Facebook-side på andre måter.
I denne sammenheng behandles ditt navn og kobling til andre opplysninger som du har lagt ut på Facebook tilknyttet ditt navn/konto på Facebook. I tillegg behandles det alt du deler gjennom poster og kommentarer på vår Facebook-side, samt det forhold at du har «liket»/følger vår nettside. Hva du deler på Facebook-siden er opp til deg og er frivillig.
Vi behandler personopplysninger i sosiale medier, som Facebook, på grunnlag av at vi mener å ha en berettiget interesse i å kommunisere med omverdenen gjennom det sosiale mediet og vil da behandle personopplysninger i denne sammenheng (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Vi vurderer det slik at denne interessen ikke er uforenelig med hensynet til ditt personvern.
Opplysningene vil behandles så lenge poster/kommentarer er tilgjengelig på det sosiale mediet, og du kan når som helst selv slette dette.
Dersom du har samtykket til det, vil også dine opplysninger kunne bli overført til annonsenettverk og sosiale medier for å gi deg tilpassede og relevante annonser og informasjon. Du kan til enhver tid trekke ditt samtykke for slik overføring.
4.3.1. Facebook marketing
ONF bruker Facebook for reklame og målrettet markedsføring. Besøkende på våre nettsider kan motta reklame på Facebook-plattformen. Som felles behandlingsansvarlige, trenger ONF og Facebook følgende kategorier av personopplysninger fra deg:
- Facebook-profil
- web-adferd
- IP-adresser
- operativsystem
- type nettleser
- språkinnstillinger
Behandlingsgrunnlaget for disse personopplysningene er vår berettiget interesse i markedsføring og deling av nyheter (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Se retningslinjer for informasjonskapsler for mer informasjon om Facebook-piksler og sletting.
4.3.2 Kommunikasjon via Facebook Messenger
Vi bruker Facebook Messenger, hvor personer som er interessert i studier hos ONF, og har Facebook-konto, kan sende melding til ONF. Som felles behandlingsansvarlige, trenger ONF og Facebook følgende kategorier av personopplysninger fra deg:
- din personlige Facebook-profil
- innholdet i henvendelsen
Behandlingsgrunnlaget for disse opplysningene er vår berettiget interesse i å tilby et enkelt verktøy for kommunikasjon (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Du kan slette (angre) meldinger fra Messenger ved å holde nede beskjeden og klikke på «mer», så klikke på fjern, og angre (slette meldingen fra både din og mottakeren sine meldinger).
4.3.3 Instagram
Vår Instagram-side inneholder bilder og -videoer til markedsføring, og Instagram-følgere kan kommentere. Som felles behandlingsansvarlige, trenger ONF og Instagram følgende kategorier av personopplysninger fra deg:
- profilinformasjon
- navn
- bilder
- videoer
- delt informasjon
- kommentarer skrevet per innlegg
Behandlingsgrunnlaget for behandling av denne informasjonen er ditt samtykke til bruk av informasjonskapsler (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a) og vår berettiget interesse til å bruke markedsføringsverktøy (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Se retningslinjer for informasjonskapsler for mer informasjon om Facebook-piksel og sletting.
4.3.4 Snapchat
Vi bruker Snapchat til målrettet markedsføring. Behandling av personopplysninger inkluderer bruken av Snapchat pikselsporing på ONFs nettside. Snapchat behandler følgende kategorier av personopplysninger fra deg:
- din web-adferd på ONF sine nettsider
- enhetsinformasjon
- telefonkatalog
- bilder
- plassering
- informasjonskapsler
- loggført informasjon
- IP-adresse
Behandlingsgrunnlaget for behandling av disse opplysningene er ditt samtykke til bruk av informasjonskapsler (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a) og vår berettiget interesse til å bruke markedsføringsverktøy (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Se retningslinjer for informasjonskapsler for mer informasjon om Snap-piksel og sletting.
4.3.5 Vimeo
Vi bruker Vimeo Business for deling av videoer og annet relevant innhold. Behandlede personopplysninger er:
- Intervjuede personer og deres valg
Behandlingsgrunnlaget for behandling av disse opplysningene er den registrertes forhåndssamtykke til intervjuet (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a) og vår berettiget interesse i å ha lagringssted som passer til store mediefiler (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Opplysningene lagret hos Vimeo, forblir lagret så lenge kontoen er aktiv.
4.3.6 LinkedIn
Vår LinkedIn-konto deler nyheter, informasjon, markedsføring og andre relevant innhold. LinkedIn behandler følgende kategorier av personopplysninger fra deg:
- intervjuet
- navn
- bilder
- videoer
- delt informasjon
- Fra LinkedIn informasjonskapsler
- LinkedIn-profil
- adferdsdata på ONF nettside og LinkedIn
- enhetsinformasjon, inkludert loggført informasjon og IP-adresse
Behandlingsgrunnlaget for behandling av denne informasjonen er samtykke fra den registrerte til å intervjues (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a) og vår berettiget interesse i å bruke markedsføringsverktøy (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Se retningslinjer for informasjonskapsler for mer informasjon om LinkedIn informasjonskapsler og sletting. De delte opplysningene på LinkedIn forblir lagret, med mindre du trekker tilbake ditt samtykke.
4.3.7 X (tidligere kjent som Twitter)
ONF bruker X til målrettet markedsføring, i tillegg til å dele nyheter, informasjon og annet relevant innhold. X behandler følgende kategorier av dine personopplysninger:
- X-følgere
- X-profil
- retvitringer
- adferdsdata på vår nettside og X
- enhetsinformasjon
- loggført informasjon og IP-adresse
- informasjon om markedsføring
- registrerte
- navn
- bilder
- videoer
Behandlingsgrunnlaget for behandling av denne informasjonen er samtykke til bruk av informasjonskapsler (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a) og vårberettiget interesse i bruk av markedsføringsverktøy (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Se retningslinjer for informasjonskapsler for mer informasjon om X-informasjonskapsler og sletting.
4.3.8 Google Ads
Vi bruker Google Ads som plattform for målrettet markedsføring. Google Ads bruker maskinlæring og sporingsverktøy for å tilby relevant reklame. Google kontrollerer og behandler følgene personopplysninger til personer målrettet mot annonser:
- web-adferd
- enhetsinformasjon
Behandlingsgrunnlaget for behandling av denne informasjonen er samtykke til bruk av informasjonskapsler GDPR artikkel 6 (1) bokstav a) og vår berettiget interesse for bruk av markedsføringsverktøy (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Se retningslinjer for informasjonskapsler for mer informasjon om Google Ads-informasjonskapsler og sletting.
4.3.9 YouTube
Vi bruker YouTube for å dele markedsføringsvideoer. ONF-kanalen inneholder markedsførings materiell og korte reklamer interessenter kan se på. YouTube behandler følgende kategorier av personopplysninger fra deg:
Bilde, stemme og synspunkt til intervjuobjektet
Behandlingsgrunnlaget for behandling av disse opplysningene er samtykke innhentet fra intervjuobjektet (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a) og vår berettiget interesse i å sikre vår utdannings globale synlighet (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Videoer vil forbli lagret av YouTube så lenge kontoen vår er aktiv, eller til samtykket er trukket tilbake.
4.4 Bruk av nettsider og cookies/informasjonskapsler
En informasjonskapsel (også kalt cookie) er en tekstfil som ved besøk på eller interaksjon med en nettside legges i din nettlesers internminne eller en nummer-/sifferserie som kan identifisere din nettleser eller enhet som benytter nettsidene (omtales som informasjonskapsler nedenfor for enkelthetens skyld).
På nettsidene og i våre digitale tjenester benyttes det informasjonskapsler bl.a. for å samle inn informasjon for å gi en bedre kundeopplevelse på nettsider og tjenester, samt å tilby funksjonalitet i tjenestene. Vi benytter også informasjonen for å gi besøkende anbefalinger og tjenestetilpasninger som er mest mulig relevant for deg. Dette vil både bli gitt på bakgrunn av besøkendes atferd, f.eks. på bakgrunn av tjenester som er benyttet, lenker som det er klikket på, eller informasjon som er lest, og på bakgrunn av atferden til andre brukere med liknende bruksmønster. I tillegg brukes det informasjonskapsler for å gi tilpasset markedsføring på våre nettsider, i annonsenettverk og på sosiale medier. Så langt det er praktisk mulig forsøker vi å gjøre dette med bruk av anonyme opplysninger, slikt at vi ikke kan knytte informasjonen til en enkelt besøkende.
Vi benytter også andre verktøy enn informasjonskapsler for å innhente informasjon om din IP-adresse, hvilken type nettleser du bruker, din bredbåndsleverandør, operativsystem, dato og tid for besøk på nettsted og tjenester. Denne informasjonen bruker vi til å analysere trender, slik at vi kan gjøre nettstedet og tjenestene mer brukervennlig.
Vi behandler de nødvendige informasjonskapslene basert på vår berettiget interesse for å forsikre at vi kan tilby nettsidene og våre digitale tjenester til deg (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f og ekomloven § 2-7b). For behandling av informasjonskapsler som ikke er nødvendig for å levere nettsidene og våre digitale tjenester til deg, som for eksempel behandling av analytiske informasjonskapsler og markedsførings-cookies, innhenter vi ditt samtykke (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a og ekomloven § 2-7b). Dette samtykket innhentes gjennom våre cookie-banner.
5.0 Kommunikasjon og kontakt
Vi behandler personopplysninger om de som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere kommunikasjonen og for å henvende oss til andre. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digitalt, skriftlig og muntlig. I slike tilfeller behandler vi navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, herunder historikk/logger om henvendelsen.
Behandlingen av opplysninger er basert på at vi har en berettiget interesse i å behandle personopplysninger knyttet til ovennevnte (se GDPR artikkel 6 (1) f). Vi har med andre ord, som en del av vår virksomhet, en berettigede interesse i å ha kontakt med omverdenen og i å dokumentere den virksomheten vi driver, samt å besvare de som kontakter oss og registrere slik kontakt. Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å oss for å håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene. Det er frivillig å gi oss personopplysninger, men det vil være nødvendig å gi oss opplysningene for at vi skal kunne besvare henvendelser. Vi behandler informasjonen inntil vi regner med at det ikke vil bli videre oppfølgning av kontakten, normalt i ett år.
5.1 E-post
Vi benytter e-post som kommunikasjonsløsning som inneholder personopplysninger. Behandlingen er basert på at vi har en berettiget interesse i å benytte epost som arbeidsverktøy og kommunikasjonsløsning, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene. Hva som behandles av personopplysninger i e-poster er avhengig av e-postens formål og hva som er inntatt i denne. E-poster slettes når de ikke lenger er nødvendige, og vi har tiltak for å sørge for regelmessig sletting av e-post. Våre sikkerhetsløsninger har også tilgang til e-post, men da kun i maskinell behandling.
5.2 Nyhetsbrev
Dersom du forespør informasjon eller melder deg på nyhetsbrev vil vi sende ut informasjon om oss og informasjon om studier. Vi vil da behandle ditt navn, din e-postadresse, telefonnummer og eventuelt studie/-interesse. Nyhetsbrevene inneholder informasjon om studiene du er interessert i samt hvordan livet er som student på fagskolen.
Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med utsendelse av nyhetsbrev ellers skjer på grunnlag av samtykke (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a) eller basert på vår berettigede interesse i å ivareta avtale -/studentforholdet med deg (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Behandlingen skjer inntil du enten har mottatt forespurt informasjon, har trukket ditt samtykke, eventuelt ikke lenger er student. Deretter slettes personopplysningene som vi har samlet inn for det formål å sende nyhetsbrev til deg.
Du kan når som helst reserve deg mot ytterligere nyhetsbrev mv. direkte i henvendelsen du mottar, eller ved å kontakte oss. Merk at denne reservasjonen ikke gjelder for vår utsendelse av relevant studieinformasjon og viktig informasjon om søknadsprosess. Slike utsendelser skjer basert på vår berettigede interesse i å gi søkere og våre studenter viktig informasjon om henholdsvis søknadsprosessen og studiet.
5.3 Samarbeidspartnere og kontakter mv.
Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos våre samarbeidspartnere og kontakter for å administrere vårt forhold til disse partene samt for å forberede, gjennomføre og dokumentere tjenester samt evaluere bruk av tjenester. Vi vil i disse tilfelle behandle navn, kontaktinformasjon, foretaksnavn og opplysninger tilknyttet kontakten med selskapet som vedkommende arbeider i. Behandlingen av personopplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f) i å administrere forholdet til våre kunder, samarbeidspartnere og leverandører, og at vår interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern.
Det er frivillig for kontaktpersonene om de ønsker å gi oss personopplysninger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det i hovedsak gjelde kontaktopplysninger (herunder navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), stilling, funksjon og arbeidsgiver samt eventuelt kompetanse og referanser der det er relevant. Kilde for slike opplysninger vil være kontaktpersonens arbeidsgiver, for eksempel fra arbeidsgivers nettside. I noen tilfeller henter vi inn referanser fra andre for å vurdere egnethet av leverandører og samarbeidspartnere.
Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter regnskaps- og skattelovgivningen. Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt tjenester.
5.4 Rekruttering
Ved rekruttering til nye stillinger oss hos vil blant annet CV, søknad, vitnemål, kursbevis/sertifikater, notater fra intervjuer, resultater fra undersøkelser av referanser behandles, og disse vil inneholde personopplysninger.
Grunnlag for behandling av personopplysninger ved rekruttering vår berettiget interesse i å behandle søknader for å rekruttere ansatte, samt finne aktuelle kandidater som vi ønsker å ansette (GDPR artikkel 6 (1) f). Vi oppfordrer deg til å ikke legge inn særlige kategorier personopplysninger, som helse, religion, politiske oppfatninger, fagforeningsmedlemskap mv. i din søknad. Dersom du ikke blir ansatt, vil vi slette personopplysningene dine så snart rekrutteringen er gjennomført, med mindre du har samtykket til lenger oppbevaring (eksempelvis slik at vi kan vurdere søknaden din i forbindelse med andre relevante rekrutteringsprosesser).
5.5 Arrangementer mv.
For deltakere på arrangementer vil det bli registrert og behandlet kontaktopplysninger samt hvilket arrangement vedkommende skal delta på, slik at vedkommende kan identifiseres som påmeldt og at det kan gjennomføres nødvendig kommunikasjon og eventuelt fakturering av deltakeravgift. Behandling av personopplysninger vil skje på grunnlag av å oppfylle en avtale med deltaker (GDPR artikkel 6 (1) b), eller dersom deltakerne er meldt på arrangementet av sin arbeidsgiver, vår berettiget interesse i av å avholde arrangementer som virksomheter har meldt seg på (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). I sistnevnte tilfelle har vi vurdert at vår berettigede interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern.
I tilfelle det serveres mat og/eller drikke vil vi kunne innhente informasjon om eventuelle preferanser, som kan vise helse og/eller religion ut fra preferansene. Dette er informasjon som kun vil behandles av oss, og som vil slettes umiddelbart etter arrangementet. I slike tilfeller vil opplysningene behandles på grunnlag av samtykke (GDPR artikkel 6 (1) bokstav a).
6. Oppbevaring og lagring (sletting) av personopplysninger
Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og sletter opplysningene i tråd med krav i regelverket. Hvor lenge vi behandler de enkelte typene opplysninger vi behandler, er tatt inn i ovenfor hvor de enkelte behandlinger omtales.
Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Personopplysninger vi behandler som følge av lovmessig plikt, som f.eks. lovmessige plikter knyttet til regnskapsføring, oppfølging av kundeforholdet knyttet til reklamasjon mv. vil slettes så snart vi ikke har plikt til å oppbevare opplysningene. Personopplysninger som behandles på grunnlag av berettiget interesse vil behandles inntil de ikke lengre er nødvendig for formålet de ble innhentet for.
I stedet for å slette personopplysningene, kan det i enkelte tilfeller være aktuelt å anonymisere personopplysningene. Med anonymisering menes at alle identifiserende eller potensielt identifiserende kjennetegn fjernes fra datasett som videre behandles, slik at disse opplysningene ikke lengre utgjør personopplysninger.
6.1 Overføring eller utlevering av personopplysninger til andre
Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen, og kun dersom det foreligger et lovlig grunnlag for dette. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med eller samtykke fra den registrerte eller en lovmessig plikt som pålegger oss å dele informasjonen. Sistnevnte gjelder til offentlig instanser, eksempelvis i forbindelse med skatteinnkreving (om nødvendig), regnskapsfører/revisor, samt andre som vi har behov for i vår virksomhet (eksempelvis til vår bank).
Vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta dine rettigheter og sikkerhet for dine personopplysninger i alle ledd av behandlingen.
Er det pålagt ved lov eller det er mistanke om at det er begått lovbrudd i forbindelse med bruk av våre tjenester, vil personopplysninger vi har lagret om deg kunne utleveres til offentlige myndigheter.
Dersom personopplysninger kan bli gjenstand for overføring til en annen organisasjon i forbindelse med fusjon, finansiering, omorganisering eller oppløsningstransaksjon av hele eller deler av oss, vil vi kun gjøre dette dersom de involverte partene har inngått en avtale der innsamlingen, bruk og deling av personopplysningene er begrenset til de formålene som angår transaksjonen, herunder en bestemmelse om hvorvidt transaksjonen skal gå videre eller ikke, og personopplysningene skal kun brukes av de involverte parter for å gjennomføre og fullføre transaksjonen. Hvis et annet selskap kjøper oss eller vår virksomhet eller eiendeler, vil dette selskapet ha tilgang til personopplysningene innsamlet av oss, og vil påta seg de rettigheter og forpliktelser vedrørende dine personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen.
7. Overføring av personopplysninger til mottaker i land utenfor EØS
Det er en målsetting for oss at all behandling av personopplysninger skal foretas innenfor EØS, men det vil kunne være at vi benytter leverandører eller behandler personopplysninger utenfor EØS. I slike tilfeller vil overføring og behandling utenfor EØS (tredjeland) skje i land godkjent av EU-kommisjonen eller i samsvar med gyldig rettslig grunnlag for overføringen av personopplysninger etter GDPR kapittel V. Hvilket grunnlag som er benyttet for overføring kan du få opplyst om dersom du kontakter oss.
8. Lenker til tredjeparter/andre nettsteder
Det kan være lenker til andre nettsteder eller tredjeparter som tilbyr produkter eller tjenester, og andre steder som ikke er under vår kontroll, på våre nettsider. Disse koblingene tilbys kun som en mulighet for brukere til å få mer informasjon. Nettsider som ikke er en del av våre, dvs. som ikke er under adressen ONF.no vil behandle personopplysninger som behandlingsansvarlig selv og vil kunne ha separate og uavhengige retningslinjer for personvern. Vi har ikke noe ansvar for innholdet og aktivitetene på disse nettsidene.
9. Sikkerhet for behandlingen
Vi prioriterer sikkerhet av personopplysninger høyt i vår virksomhet og vil iverksette alle påkrevede tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre dine personopplysninger.
Vi håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet på opplysningene. Vi benytter også en rekke sikkerhetsteknologier og informasjonssikkerhets-prosedyrer for å beskytte personopplysningene fra uautorisert tilgang, bruk eller formidling. Det gjennomføres risikovurderinger for behandling av personopplysninger.
Vi har inngått databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger, hvor de påtar seg samme grad av sikkerhet som vi har for vår behandling av personopplysninger.
Vi begrenser tilgangen til personopplysninger til det personalet eller de tredjepartene som skal behandle opplysningene på våre vegne. Disse partene er underlagt konfidensialitetsplikt.
Det er etablert rutiner for håndtering av brudd på informasjonssikkerhet og rutiner (personvernbrudd), og vi vil, dersom det foreligger brudd som medfører risiko for personvernet til de personopplysningene gjelder, sende avviksmelding til Datatilsynet så raskt som mulig og senest innen 72 timer etter bruddet ble oppdaget. Medfører bruddet høy personvernrisiko, vil også de registrerte omfattet av bruddet bli varslet.
10. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Nedenfor følger dine rettigheter for behandlingen av personopplysninger. Ta kontakt med oss dersom du ønsker å ta i bruk dine rettigheter.
Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen én måned. Tar det lenger tid enn én måned vil du få beskjed.
Merk at vi kan be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi etterkommer din henvendelse. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som utgir seg for å være deg.
10.1 Informasjon
Du har rett til å få informasjon om de personopplysninger vi behandler om deg. Gjennom denne erklæringen informerer vi deg om vår behandling av personopplysninger. Du kan også kontakte oss om du ønsker mer informasjon.
10.2 Innsyn
Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg. Ta kontakt med oss om du ønsker innsyn.
10.3 Endring og sletting
Du kan også be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom vi fremdeles har behov for opplysningene.
10.4 Behandling på grunnlag av samtykke
Behandler vi personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, så kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å bruke den måten som er opplyst om da du ga samtykket eller kontaktet oss.
10.5 Rett til å begrense eller protestere mot behandlingen
Du har rett på å protestere mot vår behandling av dine personopplysninger (GDPR artikkel 21) og, i visse tilfeller, kan du be om at vi begrenser vår behandling av dine personopplysninger (GDPR artikkel 18).
10.6 Retten til dataportabilitet
For personopplysninger som du har gitt til oss, som behandles med grunnlag i ditt samtykke eller fordi det er nødvendig for å gjennomføre en avtale med deg, og som behandles automatisk (dvs. ikke manuelt av oss), kan du be om å få utlevert eller overført til annen leverandør i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format (dataportabilitet).
10.7 Automatisert behandling, herunder profilering
Vi vil ikke utføre automatisert behandling, herunder profilering, basert på dine personopplysninger som har rettsvirkninger eller som i betydelig grad påvirker de som personopplysninger gjelder, se GDPR artikkel 22 nr. 1 og 4.
11. Klager
Opplever du at vår behandling av personopplysninger ikke er i overensstemmelse med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Vi ber deg imidlertid å først kontakte oss, slik at vi kan få utbedre eventuelle feil behandling raskest mulig. Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no
12. Endringer
Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Har vi dine kontaktopplysninger, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse endringene dersom det er hensiktsmessig (eksempelvis fordi endringene er vesentlige). Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.